RECHTLICHES

Pflicht zur E-Rechnung

Was Makler jetzt wissen müssen

5 Min. Lesedauer

Simone Schwarzenbachveröffentlicht am 14.01.2025

Seit dem 1. Januar 2025 stehen Makler vor einer bedeutenden Veränderung in ihrem Arbeitsalltag: Die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) ist im B2B-Bereich nun verpflichtend. Wir erklären Ihnen, was sich jetzt ändert und worauf Sie als Makler achten sollten.

Die E-Rechnungspflicht gilt seit Jahresbeginn für alle inländischen B2B-Rechnungen. Sie ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das Deutschland als Wirtschaftsstandort fördern und Unternehmen fit für die Zukunft machen soll. Dieser wichtige Schritt in Richtung Digitalisierung betrifft auch die Immobilienwirtschaft. Makler stehen jetzt vor der Herausforderung, die neuen gesetzlichen Regelungen in ihrem Daily Business umzusetzen. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie jetzt tun sollten und wie Sie die Neuerungen für Ihren Wettbewerbsvorteil nutzen!

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch wird eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, ohne dass zusätzliche Schritte wie Drucken oder Scannen erforderlich sind.

Wichtig

Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail verschickt wird, gilt nicht als E-Rechnung! PDF-Rechnungen und Rechnungen in Papierform zählen seit 2025 als „sonstige Rechnung“.

Welches Format muss eine E-Rechnung haben?

Elektronische Rechnungen müssen den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen.

Zu den zulässigen Standardformaten für E-Rechnungen in Deutschland gehören:

XRechnung: Ein rein XML-basiertes Datenformat, das speziell für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen entwickelt wurde.

ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format kombiniert.

Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für den Versand von E-Rechnungen gibt es in den ersten Jahren noch Übergangsregelungen:

Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate wie PDF mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
Ab 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen zu verschicken.
Ab 2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich auf E-Rechnungen umstellen.

Übrigens: Kleinunternehmen sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen, müssen jedoch ebenfalls E-Rechnungen empfangen können.

5 Tipps für Makler: Was Sie jetzt beachten sollten

Um die Umstellung auf das neue Rechnungsformat reibungslos zu gestalten und die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen, sollten Sie sich rechtzeitig damit befassen und einige Maßnahmen ergreifen.

Hier sind 5 Tipps, mit denen Sie die E-Rechnungspflicht erfolgreich umsetzen:

1. Frühzeitig umstellen

Beginnen Sie rechtzeitig damit, die Einführung der E-Rechnung zu planen. Auch wenn die Übergangsfrist bis Ende 2027 läuft, ist es ratsam, so früh wie möglich die Weichen zu stellen, um genügend Zeit für Tests und notwendige Anpassungen zu haben.

2. Technische Infrastruktur anpassen

Entscheiden Sie sich für eine Software, die die neuen E-Rechnungsformate unterstützt, sodass Sie E-Rechnungen sowohl erstellen als auch empfangen und verarbeiten können. Achten Sie darauf, dass die Software nahtlos in Ihr bestehendes Buchhaltungssystem integriert werden kann, regelmäßige Updates erhält und einen zuverlässigen Support bietet.

3. Mitarbeiter schulen

Ihr Team sollte umfassend mit der neuen Technologie und den gesetzlichen Anforderungen vertraut gemacht werden. Bieten Sie regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen an, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und auf dem neuesten Stand zu bleiben.

4. Datensicherheit gewährleisten

E-Rechnungen enthalten sensible Informationen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme die neuesten Sicherheitsstandards einhalten und alle Daten entsprechend der DSGVO geschützt und sicher übertragen und archiviert werden.

5. Kunden und Geschäftspartner informieren

Da viele Geschäftspartner und Kunden möglicherweise noch nicht auf die E-Rechnung vorbereitet sind, sollten Sie frühzeitig kommunizieren, welche Anforderungen in Zukunft gelten und welche Daten Sie für die Rechnungsstellung benötigen.

Vorteile der E-Rechnung

Trotz des anfänglichen Aufwands, der durch die Umstellung auf Sie zukommt, bietet Ihnen die E-Rechnung auch Vorteile, von denen Sie profitieren.

Effizienzsteigerung: Digitale Verarbeitung optimiert Arbeitsabläufe und vereinfacht den Rechnungsprozess
Kostensenkung: Einsparungen bei Papier-, Druck- und Versandkosten
Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse schaffen mehr Zeit für Ihre eigentliche Maklertätigkeit
Schnellere Bearbeitung: Elektronische Abwicklung beschleunigt den Zahlungsverkehr
Fehlerreduktion: Manuelle Eingabefehler werden minimiert
Nachhaltigkeit: Papierlose Abwicklung schützt die Umwelt und reduziert den ökologischen Fußabdruck

Fazit: Besser heute als morgen auf E-Rechnungen umstellen

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft der Immobilienwirtschaft. Mit ihr kommen nicht nur neue Pflichten, sondern auch Chancen. Makler, die sich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten und die Übergangszeit nutzen, können ihre Prozesse optimieren, die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe steigern und von Kosteneinsparungen profitieren. Wer frühzeitig auf die Digitalisierung setzt, erfüllt nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern sichert sich auch einen klaren Wettbewerbsvorteil.

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Als Texterin bei immowelt erstellt Simone Marketing- und Werbetexte für die B2B-Zielgruppe. Mit langjähriger Erfahrung in der Immobilienbranche interessiert sie sich besonders für aktuelle Trends und Entwicklungen rund um Immobilien.