RECHTLICHES
Weniger Ärger bei der Nebenkostenabrechnung? So geht’s (inkl. Checkliste)
Die ista SE teilt Tipps für die rechtssichere Abrechnung.
5 Min. Lesedauer
Nebenkostenabrechnungen müssen mit großer Sorgfalt erstellt werden – das wissen alle Vermieter und Makler, die sich Jahr für Jahr damit befassen. Auch Mieter schätzen übersichtliche und gut nachvollziehbare Abrechnungen.
Dennoch ist laut Verbraucherzentrale mehr als die Hälfte der Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft. Absicht steckt dahinter selten. Vielmehr verlieren Vermieter angesichts ständig neuer Vorschriften leicht den Überblick.
In diesem Artikel teilt die ista SE fünf Tipps, wie die jährliche Pflichtübung ohne lästige Fehler gelingt. In einer Checkliste finden Sie außerdem eine kompakte Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
5 Tipps für die Nebenkostenabrechnung
Hier sind fünf wichtige Tipps, wie die jährliche Pflichtübung ohne lästige Fehler gelingt.
Tipp 1: Berechnen Sie nur umlagefähige Kosten
Welche Kosten in der Nebenkostenabrechnung auftauchen dürfen, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dazu zählen unter anderem Heiz- und Warmwasserkosten, Aufwendungen für Wasserversorgung und Entwässerung, Müllabfuhr, Hausreinigung und Gartenpflege sowie Beiträge zur Gebäudeversicherung. Nicht umlagefähig sind hingegen Bewirtschaftungskosten wie Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Reparaturaufwendungen.
Tipp 2: Halten Sie Fristen ein
Mieter müssen die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erhalten. Die Abrechnung für das Jahr 2024 muss also spätestens bis zum 31. Dezember 2025 vorliegen. Wer diese Frist versäumt, kann keine Nachzahlungen mehr geltend machen – muss aber zu viel gezahlte Beträge dennoch erstatten.
Tipp 3: Verwenden Sie korrekte Umlageschlüssel
Besondere Vorsicht ist bei der Abrechnung von Heizungs- und Warmwasserkosten geboten. Während viele Kosten nach Wohnfläche oder Personenzahl verteilt werden, müssen Energiekosten laut Eigentümerverband Haus & Grund überwiegend verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
Checkliste zum Download
Haben Sie bei der Nebenkostenabrechnung an alle Punkte gedacht? Die ista SE hat eine Checkliste für Sie vorbereitet. Einfach im Login-Bereich von immowelt impuls registrieren bzw. einloggen und Sie können das Dokument kostenlos downloaden.
Tipp 4: Informieren Sie transparent
Nebenkostenabrechnungen sollten für Mieter leicht nachvollziehbar sein – nicht der Umfang, sondern die Klarheit zählt. Der Bundesgerichtshof hat Mindestangaben für eine formal korrekte Abrechnung definiert:
- Zusammenstellung der Gesamtkosten
- Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
- Berechnung des Anteils des Mieters
- Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Übrigens: Was und wie abgerechnet wird, regelt der Mietvertrag.
Tipp 5: Bewahren Sie alle Belege auf
Der Abrechnung müssen keine Originalbelege beiliegen, doch Mieter haben ein Recht auf Einsicht. Alle Belege sollten daher sorgfältig dokumentiert und aufbewahrt werden – das erspart spätere Streitigkeiten.
Fazit: Digitale Lösungen helfen teure Fehler zu vermeiden
Korrekte Nebenkostenabrechnungen sind machbar – Fehler können jedoch teuer werden. Deshalb setzen immer mehr Vermieter und Makler auf digitale Komplettlösungen, wie sie etwa ista anbietet – selbst bei kleineren Immobilienbeständen. So ist sichergestellt, dass alle relevanten Daten übersichtlich erfasst und zu rechtssicheren, transparenten Gesamtabrechnungen verarbeitet werden.
Die ista SE ist einer der weltweit führenden Anbieter für Energiemanagement und Gebäudedigitalisierung. Mit digitalen Produkten und Services macht das Unternehmen Gebäude klimafreundlicher, sicherer und komfortabler. Über 6.000 Mitarbeitende in mehr als 20 Ländern arbeiten daran, den CO₂-Ausstoß von Immobilien zu reduzieren und Bewohnern wie Eigentümern das Energiesparen zu erleichtern.
Header Bildrechte: Foto von Getty Images von Unsplash
Empfohlene Artikel
MagazinSchlechtes Holz, guter Bau: Holzbauklemmsteine
5 Min.