DATENSCHUTZ

Wohnungssuche und Datenschutz: Wann Sie welche Daten abfragen dürfen

Wer Konflikte und Beschwerden bei den Datenschutzaufsichtsbehörden vermeiden will, sollte seine Prozesse bei der Immobilienvermittlung genau prüfen. Welche Daten dürfen Sie von Ihren Interessenten erfragen? Und zu welchem Zeitpunkt? Rechtsanwalt David Oberbeck klärt auf.

7 Min. Lesedauer

David Oberbeckveröffentlicht am 15.04.2026

Wer Wohnungen vermietet oder vermittelt, steht regelmäßig vor der Frage, welche persönlichen Informationen von Mietinteressenten bereits vor dem ersten Besichtigungstermin erhoben werden dürfen und welche Auskünfte erst zu einem späteren Zeitpunkt im Vermietungsprozess eingeholt werden können. In der Praxis zeigt sich dabei häufig eine erhebliche Unsicherheit darüber, wo genau die datenschutzrechtlichen Grenzen verlaufen, etwa wenn es um Angaben zum Einkommen, zum Arbeitgeber oder zum bisherigen Vermieter geht. Gleichzeitig wissen auch viele Mietinteressenten nicht, welche Fragen sie tatsächlich beantworten müssen, was in der Folge immer wieder zu Konflikten und Beschwerden bei den Datenschutzaufsichtsbehörden führt.

Genau aus diesem Grund ist das Thema seit Jahren regelmäßig Gegenstand von Beschwerden bei den Datenschutzaufsichtsbehörden, die sich immer wieder mit der Frage befassen müssen, welche Auskünfte im Rahmen der Wohnungssuche verlangt werden dürfen. Vor diesem Hintergrund hat die Datenschutzkonferenz (DSK), ein Zusammenschluss aller deutschen Aufsichtsbehörden, eine Orientierungshilfe veröffentlicht, die sowohl Mietinteressenten als auch gewerblichen wie privaten Vermietern mehr Klarheit bei der Einholung und Erteilung von Selbstauskünften im Vermietungsprozess verschaffen soll.

Der wichtigste Punkt bei den behördlichen Vorgaben ist, dass es nicht nur darauf ankommt, welche konkreten Fragen gestellt werden, sondern auch zu welchem Zeitpunkt im Vermietungsprozess diese Fragen aufkommen, da beides für die datenschutzrechtliche Bewertung eine entscheidende Rolle spielt. Nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dürfen nämlich nur solche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck der Datenverarbeitung tatsächlich erforderlich sind, was bedeutet, dass jede Erhebung von Informationen stets an einen konkreten und legitimen Verarbeitungszweck geknüpft sein muss. Je weiter die Vertragsanbahnung für das Mietverhältnis fortgeschritten ist, desto mehr Informationen dürfen auch abgefragt werden. Aus diesem Grund unterscheidet die DSK den gesamten Vermietungsprozess in drei aufeinander aufbauende Phasen, die jeweils unterschiedliche Anforderungen an den Umfang der zulässigen Datenerhebung stellen.

Phase 1: Vor dem Besichtigungstermin

In der ersten Phase geht es zunächst nur darum, eine Besichtigung zu organisieren. Deshalb dürfen Sie in dieser frühen Phase auch nur solche Daten erheben, die dafür wirklich erforderlich sind.

Erlaubt sind also vor allem Fragen nach:

Identifikations- und Kontaktdaten (Name, Anschrift, Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse). Als Nachweis dürfen Sie sich zwar den Personalausweis vorzeigen lassen, eine Kopie der Dokumente ist hingegen nicht erlaubt.
Angaben aus dem Wohnberechtigungsschein inklusive genehmigter Wohnfläche und Anzahl der Wohnräume bei öffentlich gefördertem Wohnraum. Eine Kopie des Wohnberechtigungsscheins darf jedoch erst dann eingefordert werden, wenn der Mietinteressent die besichtigte Wohnung tatsächlich anmieten will.

Nicht erlaubt ist in dieser Phase alles, was schon auf eine inhaltliche Vorauswahl zielt, obwohl noch gar kein konkretes Mietverhältnis angebahnt wird. Wer also bereits vor der Besichtigung nach Einkommen, Arbeitsverhältnis, Bonität, Haustieren oder vollständigen Bewerbungsunterlagen fragt, erhebt in der Regel mehr Informationen als in dieser Phase zulässig sind.

Gerade auf angespannten Wohnungsmärkten wird zwar oft versucht, solche Angaben über eine angeblich „freiwillige“ Einwilligung einzuholen. Datenschutzrechtlich ist dies jedoch problematisch, denn eine Einwilligung ist nach der DSGVO nur freiwillig, wenn die betroffene Person sie ohne Zwang abgibt und eine Wahlmöglichkeit verbleibt, ohne Nachteile befürchten zu müssen. Wenn Mietinteressenten also faktisch befürchten müssen, ohne zusätzliche Angaben gar keine Chance auf einen Besichtigungstermin zu haben, entsteht ein erheblicher Entscheidungsdruck und die Freiwilligkeit der Einwilligung ist zweifelhaft.

Phase 2: Nach der Besichtigung bei Mietinteresse

Erst wenn ein Interessent die Wohnung gesehen hat und Interesse an der Anmietung äußert, darf der Immobilienmakler bzw. Vermieter weitere Fragen stellen. Dann ist es zulässig, Informationen einzuholen, die für die Entscheidung über den Vertragsabschluss tatsächlich gebraucht werden.

Dazu gehören:

Die Anzahl der einziehenden Personen und ob es sich dabei um Erwachsene oder Kinder handelt
Der derzeitige Beruf und Arbeitgeber, wobei die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses laut Behörden nicht relevant ist
Angaben zu Einkommensverhältnissen, wenn die Mietzahlung nicht vollständig von einer öffentlichen Stelle übernommen wird (ausreichend wäre auch die Angabe einer Betragsgrenze mit dem Hinweis, dass diese Grenze überschritten wird)
Die Frage nach einem eröffneten und noch nicht abgeschlossenen Verbraucherinsolvenzverfahren
Die Frage, ob in den letzten fünf Jahren ein Räumungstitel hinsichtlich des Wohnraums ergangen ist
Fragen zur Haustierhaltung, wenn diese nur mit Zustimmung des Vermieters zulässig ist, ausgenommen sind Kleintiere, wie Kaninchen, Hamster und Wellensittiche

Wichtig ist aber auch hier, dass es in dieser Phase zunächst nur um die Erhebung der entsprechenden Angaben geht und noch nicht um die Vorlage umfangreicher Belege oder Nachweise, da diese erst zu einem späteren Zeitpunkt im Vermietungsprozess verlangt werden dürfen.

Unzulässig sind insbesondere Fragen, die tief in die Privatsphäre eingreifen oder diskriminierende Rückschlüsse ermöglichen. Dazu zählen Fragen zur Religion, ethnischen Herkunft oder Staatsangehörigkeit, zu Vorstrafen, Schwangerschaft, Kinderwunsch, Heiratsabsichten, zum Familienstand oder zur Mitgliedschaft in Parteien oder Mietervereinen. Solche Angaben sind für die Entscheidung, ob jemand die Miete zahlen und die Wohnung vertragsgemäß nutzen kann, regelmäßig nicht erforderlich.

Phase 3: Entscheidung für einen Mietinteressenten und Vertragsabschluss

Hat sich der Vermieter bereits für einen bestimmten Interessenten entschieden und steht der Abschluss des Mietvertrags unmittelbar bevor, dürfen über die bisher erhobenen Angaben hinaus noch weitergehende Informationen eingeholt werden. In dieser letzten Phase dürfen nun erstmals auch konkrete Nachweise und Belege verlangt werden, da jetzt ein berechtigtes Interesse an der Überprüfung der zuvor gemachten Angaben besteht.

Dazu gehören die folgenden Angaben:

Belege über das Einkommen, etwa Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge oder Einkommensteuerbescheid, soweit diese wirklich für die Beurteilung der Zahlungsfähigkeit erforderlich sind. Nicht notwendige Informationen sind dabei allerdings zu schwärzen, was den betroffenen Mietinteressenten mitzuteilen ist.
Bonitätsnachweise des Mietinteressenten, die sich auf den konkreten Abschluss eines Mietverhältnisses beziehen, etwa eine von der betroffenen Person selbst vorgelegte Bonitätsauskunft einer Auskunftei wie der SCHUFA.
Fragen zu schwerwiegenden mietbezogenen Pflichtverletzungen, z. B. erhebliche Mietrückstände oder Beendigung des letzten Mietverhältnisses wegen erheblicher Vertragsverletzungen. Entscheidend ist dabei, dass diese Fragen erst in dieser späten Phase, also wenn der Vermieter den Bewerberkreis bereits auf eine Person verengt hat, zulässig sind.

Doch auch in dieser fortgeschrittenen Phase des Vermietungsprozesses ist nicht alles erlaubt, denn selbst wenn der Vertragsabschluss unmittelbar bevorsteht, dürfen weiterhin keine Daten eingefordert werden, die über das für den Abschluss des Mietvertrags tatsächlich Erforderliche hinausgehen. Unzulässig ist es daher beispielsweise, ungeschwärzte Dokumente zu verlangen, die irrelevante Zusatzinformationen enthalten, ebenso wie die Erhebung von Kontaktdaten aktueller oder früherer Vermieter oder das Einholen allgemeiner Auskünfte von Auskunfteien, da diese Informationen für den eigentlichen Zweck der Vertragsanbahnung nicht erforderlich sind.

Vom Vermieter dürfen auch keine Auskunftsunterlagen verlangt werden, die Mietinteressenten auf Grundlage von Art. 15 DSGVO bei Auskunfteien eingeholt haben. Weil diese Dokumente deutlich mehr Daten zu den wirtschaftlichen Verhältnissen enthalten, als für eine Bonitätsprüfung im konkreten Mietverhältnis erforderlich ist, ist die Verarbeitung datenschutzrechtlich nicht gerechtfertigt. Auch eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung darf in dieser Phase nicht angefordert werden, da frühere Vermieter rechtlich nicht verpflichtet sind, eine solche Bescheinigung auszustellen.

Kein Mietverhältnis, dann Datenlöschung

Kommt letztlich kein Mietvertrag zustande, sind die erhobenen Daten der Mietinteressenten zu löschen, sobald sie für die Entscheidung über die Vermietung nicht mehr benötigt werden. Werden die Daten durch Makler oder Hausverwaltungen verarbeitet, ist die Löschung regelmäßig spätestens dann vorzunehmen, wenn der Mietvertrag mit einem anderen Interessenten geschlossen wurde.

Sofern die Möglichkeit besteht, dass aufgrund einer Benachteiligung bei der Wohnungsvergabe Ansprüche geltend gemacht werden, kann eine befristete Weiterspeicherung der Daten zulässig sein. In der Regel sind die Daten jedoch spätestens nach Ablauf von sechs Monaten zu löschen, sofern zu diesem Zeitpunkt keine rechtliche Auseinandersetzung absehbar ist.

Darüber hinaus ist es unzulässig, Daten über vermeintlich auffällige Mietinteressenten in einer Art „schwarzer Liste“ zusammenzutragen oder aktuelle Bewerber systematisch mit bereits vorhandenen Datenbeständen abzugleichen.

Fazit

Die Grenze zwischen zulässiger und unzulässiger Datenerhebung ist in der täglichen Vermietungspraxis oft nicht leicht zu ziehen. Aus Perspektive der Aufsichtsbehörden darf jedoch nicht alles, was bei der Mieterauswahl hilfreich erscheint, auch tatsächlich abgefragt werden. Maßgeblich ist stets, in welcher Phase sich das Vermietungsverfahren gerade befindet und welche Daten für den jeweiligen Verarbeitungszweck tatsächlich erforderlich sind.

Mietinteressenten müssen keineswegs jede Frage ungeprüft beantworten und können sich bei unzulässigen Datenerhebungen auch zur Wehr setzen. Denn die DSGVO räumt Betroffenen unter bestimmten Voraussetzungen Schadensersatzansprüche ein, wenn ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, was für Makler und Wohnungsunternehmen ein nicht zu unterschätzendes finanzielles Risiko darstellt.

Darüber hinaus sollten Sie die Vorgaben der Datenschutzkonferenz ernst nehmen, denn die Datenschutzaufsichtsbehörden gehen gegen Verstöße in der Immobilienbranche konsequent vor. Wer sich nicht an die datenschutzrechtlichen Vorgaben hält, muss damit rechnen, dass aufsichtsrechtliche Maßnahmen eingeleitet werden, die im Ergebnis auch zu empfindlichen Bußgeldern führen können.

Am sichersten fahren Sie daher mit einem gestuften Verfahren, bei dem zunächst nur die für die Besichtigung erforderlichen Angaben erhoben werden, dann bei ernsthaftem Interesse der Mietinteressenten die wesentlichen Informationen abgefragt werden und erst unmittelbar vor Vertragsabschluss die entsprechenden Nachweise und Belege angefordert werden.

David Oberbeck ist Rechtsanwalt mit Beratungsschwerpunkt im Datenschutzrecht, Wettbewerbsrecht sowie IT-Recht und Experte bei Fragen rund um die Umsetzung der DSGVO. Auf immowelt impuls finden Sie auch Seminare zur Erfüllung der Fortbildungspflicht, bei denen Herr Oberbeck referiert.